Emploi

Emploi : Responsable des Affaires Démographiques H/F

Publié le 20-10-2020

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, à la tête d’une équipe de 6 agents, vous pilotez, encadrez et coordonnez l’ensemble des activités des secteurs suivants : accueil, état civil, élections, recensement de la population, affaires militaires, affaires générales, cimetière et gestion des jurys d’assises .

Les candidatures accompagnées des deux derniers entretiens professionnels et du dernier arrêté de situation administrative pour les agents titulaires de la fonction publique sont à adresser, à :
Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
4 avenue du 44ème RI
39000 LONS-LE-SAUNIER

DÉFINITION DU POSTE

Vous serez chargé(e) de définir et d’organiser l’offre de votre service en lien avec les besoins administratifs dédiés à la population. Vous serez garant(e) du développement de l’e-administration, du déploiement du système COMEDEC, des nouvelles modalités de délivrance des cartes d’identité et de transfert du PACS en Mairie, qui permet désormais ce service au public.

ACTIVITÉS

MISSIONS
• Sécuriser et contrôler les procédures administratives et juridiques de l’ensemble des missions relevant du service
• Réaliser la veille législative et réglementaire
• Conseiller techniquement et juridiquement les élus et la direction générale
• Travailler en collaboration avec le Cabinet du maire et les élus pour l’organisation des cérémonies pilotées par le service
• Participer à la définition et mise en œuvre opérationnelle des objectifs stratégiques de la ville en matière d’accueil du public et d’inclusion numérique
• Développer des procédures dématérialisées
• Animer, piloter les agents du service : élaboration et gestion des plannings, application constante du règlement des congés et de la règle des 50/50 pour assurer la continuité de
service, validation des demandes de congés, formations aux évolutions réglementaires, évaluation et gestion des conflits
• Organiser et adapter les ressources aux fluctuations de l’activité dans l’année
• Gérer le public sensible ou agressif
• Gérer les dossiers complexes et sensibles
• Élaborer et suivre le budget du service

ETAT CIVIL – FORMALITÉS ADMINISTRATIVES
• contrôle du respect des procédures lors de la rédaction, la délivrance et la mise à jour des actes d’état civil
• Modernisation des procédures
• organisation et suivi des auditions préalables au mariage
• gestion du planning des cérémonies (mariage, PACS, parrainage civil, noces de mariage, cérémonie de citoyenneté)
• organisation de l’accueil et de l’information du public
• suivi des stocks d’imprimés administratifs

CIMETIÈRES
• conseil sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
• Suivi et contrôle des activités funéraires ainsi que l’application de la législation funéraire
• Mise à jour de la réglementation du cimetière
• répartition et planification des activités en fonction des contraintes du service
• animation et pilotage de la cellule composée d’un responsable et d’un agent

RECENSEMENT DE LA POPULATION
• constitution et organisation de l’équipe d’agents recenseurs en collaboration avec la responsable de cellule,
• communication autour du recensement de la population
• Suivi de la collecte et transmission des données en dématérialisées

ELECTIONS
• contrôle de la complétude et de la régularité des documents collectés (inscriptions
électorales, radiations électorales)
• Mise à jour de la liste électorale (radiations)
• organisation des réunions et secrétariat de la commission de contrôle des listes électorales
• établissement d’un compte-rendu des réunions de la commission de contrôle
• organisation administrative des scrutins
• préparation des scrutins et coordination des services contributeurs lors de la préparation des scrutins
• tenue du bureau centralisateur lors des scrutins électoraux
• organisation de la cérémonie de citoyenneté

JURY D’ASSISES
• Tirage au sort, information des électeurs et transmission de la liste au greffe de la cour d’assises
• Tirage au sort de la commune et du canton de Lons (chef-lieu du département)

CADRE STATUTAIRE

Filière administrative – Cadre d’Emploi des Attachés Territoriaux

PRÉREQUIS
Compétences requises :

• Maîtrise de la réglementation dans le domaine de compétence et du droit de la famille (filiation, mariages, dévolution du nom de famille, autorité parentale…)
• Maitrise du code civil (droit de la famille, liens de filiation…), maitrise du code électoral, maitrise de la législation funéraire et maitrise de la législation des débits de boisson.
• Maîtrise des procédures administratives et juridiques
• Esprit d’analyse et qualités rédactionnelles
• Maîtrise du fonctionnement, de l’organisation et de l’environnement de la collectivité
• Qualités managériales
• Réactivité, autonomie et prise d’initiatives tout en rendant compte à sa hiérarchie
• Rigueur, méthode et esprit d’équipe
• Maîtrise des principes de la gestion budgétaire
• Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, logiciels métier
• Sens du service public et disponibilité
• Respect du secret professionnel et discrétion
• Bonne communication interne et externe

Relations liées au poste : l’ensemble des services, collaboration avec la Préfecture, le Procureur et le parquet civil, l’INSEE, le ministère de la justice, les maternités, les officiers d’état civil des autres
communes, les opérateurs funéraires, les partenaires extérieurs liés à la gestion des logiciels.

QUALITÉS

– Sens du travail en équipe et du relationnel
– Sens de l’organisation, rigueur, réactivité, anticipation et force de proposition
– Adaptabilité, discernement, autonomie et disponibilité dans l’organisation du travail
– Pédagogue et doté d’un bon esprit d’analyse et de communication

SALAIRE ET AVANTAGES
– Traitement indiciaire + RIFSEEP
– Caisse d’Action Sociale